琐碎的感谢邮件

    我们都想表现得礼貌一些，但是，琐碎的感谢邮件已经成了增加电邮数量的罪魁祸首之一。你是否也有这样的经历?你在着手处理一个重大项目，需要专心致志，结果，电邮提示“叮”地响了一声，打开一看，是有人感谢你给他发送了一份资料，你叹了口气，然后想不起刚才想到哪儿了。

    多余的邮件

    发生重大消息时我们都有传播的欲望，但很多时候，同样的信息会被许多同事反复转发。所以，在发送邮件之前，永远要先想一想，别人是否已经发过。

    不完整的邮件

    在无线通讯时代，很多拿掌上PDA的人都喜欢对一封来信发送好几封回复。比如说，有时候你很忙，就飞快地在PDA上写一行感谢的话，随手发出去。然后，等你回到办公室的电脑上，还会再写一封更长的回复发出去。这种不完整的邮件最让收件人心烦了，因为他们还得花时间把你的两封回信合在一起。

    包含“可搜索到的信息”的邮件

    过去，任何有用的信息我们都愿意告诉同事，这是可以理解的。但现在，随着信息技术的发展，很多信息都很容易在网上找到，只要输入关键词搜索就行了。所以说，在发送这类信息之前，我会问问我自己：收件人会把这些信息储存下来吗?还是宁可自己下次上网去搜索?如果我认为他们会自己搜索，就不发这封邮件。 

    小贴士

    撰写邮件的“ABC原则”

    撰写一封信息清楚、内容明确的电子邮件，可以采取ABC原则：A(Action)；B(Backround)；C(Close)。

    首先从邮件的目的——行动开始，然后是邮件的内容——背景；最后结束——Close。

    重视邮件的排头，可以利用简单的直接表达含义的词，使邮件接受人不用很多思考就可以领会邮件的含义，在邮件的标题可以使用确认、回复、发送等词汇，再加上带有比较简练完整信息的语句。

    邮件内容，按照ABC顺序进行描述，尽可能简练清晰。