研究发现，拥有100名员工的企业，平均每周花17个小时在厘清沟通内容，相当于一年有884个小时本可以用于服务客户，却被浪费在重复澄清信息以确保双方正确解读。如何简单的在日常工作中开启对话，包括与团队、同事、经理对话交流及电子邮件往来等是个问题。只要运用正确的沟通架构来提纲挈领，即使是最复杂的话题也可以开宗明义讲清楚。 

如何为沟通对象提供真正需要的信息。第一分钟的沟通框架不是试图将所有信息都浓缩在60秒内，而是攸关明确的沟通意图、一次只谈论一个主题，以及专注于解决方案而非执着于问题所在。一分钟展开最有效的工作对话，需要经过两个步骤： 

第一步：15秒说明沟通意图 

十多年前，我还是一家电信公司的软件项目经理，负责监督销往欧洲各地的手机内建软体的交货进展。公司中的每一位项目经理同时间至少肩负8项复杂的计划，业务涉及多国、数百名合作者。  

与众多大型项目一样，我们也有沟通问题，但真正的麻烦在于，团队人员沟通不良不是偶尔才发生，而是连日常沟通都有困难。参与项目的每位成员均表示，问题在于跨洲工作常见的语言障碍和文化差异。但是深入观察他们的工作情况后，我渐渐发现是其他原因导致团队的沟通挫败感。于是，我开始研究团队成员的对话模式，也逐渐注意到共同问题。显然，许多职场对话展开的时候都存在下列这些问题：  

没有为沟通信息提供背景，使得对方不知道对话的主题是什么。

传达信息的目的不明确，使得对方不明白为什么自己要知道这些信息。

没有快速切入重点。沟通者分享了很多信息，而且花了很长的时间才表达出对话的关键部分。

在一段对话中混合了两个、甚至多个主题。沟通者有太多话题想讨论，但是又讲得不清不楚。  

其实，只要利用三句简短的陈述来开启对话，设定好你的“议题框架”，就可以避免上述的错误：  

背景：这是你要谈论的主题。目前世界上所有的话题中，现在你就是要谈论这一点。 

沟通意图：针对分享的主题信息，你希望对方如何协助或处理。 

关键信息：你要传达的整体信息中最重要的部分。  

无论对话主题是什么、沟通者是谁、听众又是谁，这三大要素都不会改变，而且议题框架也不应该超过三句话，并在15秒之内说完。清楚的框架可以确保听众在几句话之内就了解你的沟通目的。  

第二步：用45秒沟通重点议题框架

组织了你前十五秒的对话意图，然后呢？如果你的主题很复杂，又该如何组织其余的信息呢?成功的对话除了说明沟通意图，还需要说明重点所在。  

接下来，你须提出“结构摘要”，相信我，无论主题多复杂，真的可以在45秒之内概述完毕。  

想建立明确摘要，须先了解大多数职场对话的真正性质。 

排除社交和娱乐性质的对话后，你会发现职场沟通大多是关于如何解决问题和克服挑战。所有公司都有明确的目标、各项衡量指标和截止日期，而平时我们的工作就是确保实现这些目标和指标，并避免或预防问题发生。

当职场试图传达的内容总结出来只有三项，定义摘要的模型就容易得多，采用目标、问题、解决方案来论述，为内容大纲和开启职场对话提供有效率的沟通模式，无论是简单或复杂的主题全都适用：  

目标：你想要努力达成的目标。 

问题：阻碍你达成目标的问题。 

解决方案：相关人士该采取什么行动来解决问题。  

目标、问题、解决方案的英文缩写构成一个好记的GPS。如同导航设备一样，帮助你为他人引导对话方向、凸显出你与目的地之间的障碍，并描述到达目的地的路线。  

如果没提前设定沟通框架，对话内容肯定会冗长得多，充满了专业术语、流程、服务调用和数据库等问题。IT部门主管无法在繁杂细节中找出关键信息或下一步行动，不得不试着理出信息，重述听到的内容，可能得花近20分钟才弄清楚真正的问题所在。  

相较之下，信息十分清楚，几乎是任何职务、任何人都能立刻听懂，理解发生什么事及接下来该怎么做。这个信息没有过多的专业术语，也不需要有技术知识才能明白目前状况、解决问题的步骤，光凭这点就构成了有效率的沟通。  

在建立自己的1分钟沟通框架时，请避免使用艰涩的技术语言，让任何人都能轻易理解你的信息。这框架的好处是，听众不必是特定的专家才能理解你所说的话。  

对话有没有成效，就看关键的第一分钟。听众的参与度、理解与否以及后续行动都可以在第一分钟内确定。只要你专注于沟通的第一分钟，每一次对话都会有所成果，日积月累下来，大家会视你为一位出色又专业的沟通者。